FM-SOFTWARE FM-REISEKOSTEN _________________________________________________________________ DISKETTEN-HANDBUCH INHALTSVERZEICHNIS: 1. Einfhrung 1.1 Kurzvorstellung des Programms 1.2 Nutzungsbedingungen 2. Installation 2.1 Systemvoraussetzungen 2.2 Die Installationsroutine (Install.Exe) 2.3 Menauswahl der Install.-Routine - Handbuch ansehen - Handbuch drucken - FM-Informationen ansehen - Bestellschein ausdrucken - Eigentliche Programminstallation - Install.-Routine verlassen 3. Das Zusatzprogramm SERVICE.EXE 4. Das Hauptprogramm (zug„nglich erst nach der Installation!) 4.1 Programmstart 4.2 Die Menfhrung 5. Das Hauptmen 5.1 Neue Datens„tze eingeben 5.2 Die Funktionstasten im Hauptmen Hilfetaste Žndern der Kostenpauschalen Kopieren von Datens„tzen fr Mehrfacheingaben Datens„tze mit Merker versehen Notizen 5.3 Žndern von Datens„tzen 5.4 Suchen von Datens„tzen 5.5 L”schen von Datens„tzen 5.6 Reisebericht anlegen Funktionstastenbelegung im Menpunkt "Reisebericht" 5.7 Alle Daten in Tabellenform ausgeben 5.8 Optionen 5.8.1 Reorganisation 5.8.2 System-Informationen 5.8.3 Reisekosten-Statistik 5.8.4 Daten l”schen 5.8.5 Zurck zum Hauptmen 5.8.6 Daten aus der Sharewareversion bernehmen 5.9 Drucken von Listen und Berichten 6. Programm beenden 7. Copyrighthinweise, eingetragene Warenzeichen 8. Anschriften ----------------------------------------------------------------------------- 1. EINFšHRUNG Sehr geehrter Anwender, vielen Dank fr das uns entgegengebrachte Vertrauen, das Sie mit dem Erwerb dieser Programmdiskette bewiesen haben. Wir hoffen, daá diese Software Ihren Ansprchen und Erwartungen gengt und Sie schon bald zum Kreis der zufriedenen Anwender unserer FM-SOFTWARE-SERIE geh”ren. Sollte dieses Programm auf Ihrer Konfiguration nicht ordnungs- gem„á ablaufen, nehmen Sie bitte Verbindung mit unserer Telefon- hotline auf, damit wir das Problem gemeinsam mit Ihnen l”sen k”nnen. 1.1 Kurzvorstellung des Programms FM-REISEKOSTEN eignet sich zur Verwaltung und Abrechnung von In- landsreisen. Neben der Kostenkalkulation mit frei „nderbaren Pau- schalen k”nnen Reiseberichte angefertigt und verschiedene Listen ausgedruckt werden. Die vorliegende Version wurde auf Anregung unserer Kunden modifiziert und erweitert. Bei der Programmentwicklung haben wir uns um eine bersichtliche und einfach zu erlernende Benutzerfhrung bemht, die auch dem ungebten PC-Anwender einen schnellen und unkomplizierten Einstieg verschafft. Geschrieben wurde dieses Programm in der Programmiersprache Turbo-Pascal, die Daten werden im dBase-Format abgespeichert. 1.2 Nutzungsbedingungen Diese Version darf zur selben Zeit nur auf einem Computer genutzt werden, jede Vervielf„ltigung des Programms oder des Handbuchs ver- st”át gegen das Urheberrecht und wird strafrechtlich verfolgt. Ausgenommen hiervon ist die private Verbreitung von Shareware- versionen. H„ndler, denen von uns nicht ausdrcklich der Vertrieb untersagt wurde, drfen unsere Programme in der Prfversion eben- falls uneingeschr„nkt vertreiben. Der Inhalt der Diskette darf allerdings nicht eigenm„chtig ver„ndert oder erg„nzt werden. Lediglich das Zufgen eines Werbefiles ist zul„ssig. Wir bernehmen keine Haftung fr die Fehlerfreiheit der Software, insbesondere keine Gew„hr dafr, daá das Programm den Anforderungen und Zwecken des K„ufers gengt. Die Verantwortung fr die Folgen der Nutzung tr„gt alleine der K„ufer. 2.0 Programminstallation Bitte lesen Sie vor dem Programmstart die Installationshinweise sorgf„ltig durch, damit eine fehlerfreie Funktion gew„hrleistet ist. 2.1 System-Voraussetzungen MS-DOS-kompatibler PC, DOS 3.3 oder h”her, DR-DOS ab Vers. 5.0, mind. 512 KB Arbeitsspeicher, Festplatte oder 2 Laufwerke. 2.2 Die Installationsroutine Bevor Sie mit unserem Programm arbeiten, muá dieses mit der "INSTALL"-Routine auf einer Festplatte oder einem zweiten Dis- kettenlaufwerk mit mindestens 720 KB Speicherkapazit„t instal- liert werden. Das eigentliche Programm befindet sich in gepacktem Zustand auf der Programmdiskette und ist vor der nachfolgend beschriebenen Installation nicht lauff„hig. Bitte legen Sie die Originaldiskette in das Laufwerk und geben Sie "INSTALL" ein. Das Programm meldet sich mit einem Informa- tionsbildschirm, den Sie mit einer beliebigen Taste verlassen. Der zweite Bildschirm informiert Sie ber die Vollst„ndigkeit der Dateien auf der Originaldiskette. Sollten Dateien als nicht vorhanden aufgefhrt werden, wenden Sie sich bitte an unseren Hotline-Service. Auch dieses Bildschirmfenster k”nnen Sie durch Drcken einer beliebigen Taste verlassen. 2.3 Menauswahl der Installationsroutine: In der jetzt erscheinenden Menauswahl stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfgung: 1.) Dieses Handbuch auf dem Bildschirm ansehen Bl„ttern im Handbuch ber die Pfeiltasten oder "PageDown" und "PageUp", Verlassen mit ESC. 2.) Handbuch auf angeschlossenem Drucker ausgeben 3.) FM-Software-Information (Neuerscheinungen) ansehen 4.) Bestellschein fr weitere FM-Produkte ausdrucken 5.) PROGRAMM INSTALLIEREN Hier erfolgt die eigentliche Programminstallation auf eine andere Diskette - oder besser - auf die Festplatte. Bitte geben Sie als Pfad das Verzeichnis an, in das Sie unser Programm kopieren m”chten. Wenn Sie z.B. eine Installation auf Festplatte vor- nehmen m”chten, geben Sie z.B. als Pfad C:FMSOFT ein. Statt FMSOFT k”nnen Sie natrlich auch einen anderen beliebigen Verzeichnisnamen w„hlen. Nach Best„tigung mit Return werden alle Dateien berspielt und entpackt. Nach Verlassen der Installationsroutine ber Menpunkt 6 ist das Programm im Verzeichnis startbereit. 6.) INSTALLATION VERLASSEN Beim Verlassen des Installationsmens erscheint die Abfrage, ob Sie ein Serviceformular drucken m”chten. Mit diesem For- mular k”nnen Sie und jederzeit ber eigene Anregungen oder entstandene Probleme informieren. Wenn Sie die Installation - wie oben beschrieben - ordnungsge- m„á vorgenommen haben, ist das Programm unter dem gew„hlten Pfad bzw. Verzeichnis startf„hig. 3.0 Das Serviceprogramm Bei der Installation wird in das Zielverzeichnis unser Programm SERVICE.EXE kopiert, mit dem Sie alle oben beschriebenen Funktio- nen der Installationsroutine jederzeit nutzen k”nnen. Wenn Sie dieses Programm mit "SERVICE" aufrufen, k”nnen Sie z.B. das Handbuch ansehen, ein Fehlerformular drucken oder „hnliches. 4.0 Das eigentliche Programm 4.1 Programmstart Nach der Installation k”nnen Sie das Programm mit "REISE" starten. Mit einer beliebigen Taste gelangen Sie vom Startbildschirm in das Hauptmen. Dort sehen Sie im oberen Bildschirmbereich die Eingabemaske, darunter die Menauswahl und schlieálich in der letzten Bildschirmzeile die Statusanzeige, die Ihnen Kurzhinweise zu dem Menpunkt liefert, bei dem Sie sich gerade befinden. 4.2 DIE MENšFšHRUNG FM-REISEKOSTEN ist komplett mengefhrt. Mit Hilfe des Cursorblocks (Pfeiltasten) gelangen Sie von einem Menpunkt zum anderen. Ausgangspunkt hierbei ist das Hauptmen, in das Sie nach dem Pro- grammstart automatisch gelangen. Das Anw„hlen der einzelnen Punkte ist recht einfach: Mit den Pfeiltasten bewegen Sie den Rollbalken auf den gewnschten Menpunkt und best„tigen mit Return. Mit der Escape-Taste (ESC) verlassen Sie das jeweilige Untermen und gelangen zurck in die Hauptauswahl. 5.0 DAS HAUPTMENš Im folgenden werden die einzelnen Menpunkte - ausgehend vom Hauptmen - ausfhrlich besprochen. Eine Kurzerkl„rung des angew„hlten Menpunktes wird jeweils in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand eingeblendet. 5.1 NEU (Neuanlage von Datens„tzen) Nach Anw„hlen von "NEU" in der Hauptauswahl wird die Eingabemaske eingeblendet und Sie k”nnen einen Datensatz anlegen. Mit den Pfeiltasten k”nnen Sie frei in der Maske umherwandern und auf diese Weise Žnderungen vornehmen und Tippfehler korrigieren. Im rechten Bildschirmbereich wird jeweils ein Hilfetext eingeblen- det, der Informationen zum jeweiligen Eingabefeld liefert. Bitte achten Sie bei der Eingabe darauf, daá alle Jahreszahlen vierstellig (z.B. 1992) eingegeben werden. Auáerdem darf ein Datensatz nie die Zeitgrenze Mitternacht berschreiten, d.h. bei mehrt„gigen Reisen sind entsprechend viele Datens„tze anzulegen, wobei ein Tag immer um 23.59 endet und der neue um 0.00 beginnt. In der aktuellen Version stehen Ihnen jetzt zwei Zeilen fr die Angabe des Reiseziels und des Reiseanlasses zur Verfgung. Die Eingabemaske verlassen Sie mit PAGE DOWN oder Return im letzten Eingabefeld. Die Daten werden abgespeichert. Mit Escape (ESC) k”nnen Sie die Eingabemaske verlassen, ohne daá Ihre Eingaben abgespeichert werden. Sie gelangen wieder ins Hauptmen und haben folgende Optionen zur Verfgung (WICHTIG: F2 - Žndern von Pauschalen) 5.2 Die Funktionstasten im Hauptmen F1 - Hilfetaste F2 - Voreinstellungen Dies ist einer der wichtigsten Menpunkte, denn alle Ver- pflegungs-, Kilometer- und šbernachtungspasuchalen lassen sich hier vom Benutzer frei festlegen F3 - Kopieren von Datens„tzen fr Mehrfacheingabe F6 - Datensatz mit Merker versehen Die Datens„tze mit Merker und ohne Merker lassen sich sp„ter getrennt voneinander weiterverarbeiten. F10 - Notizen: Feld fr Bemerkungen und „hnliches. Eine Beschrei- bung des Texteditors, der Ihnen hierbei zur Verfgung steht, finden Sie im Anhang dieser Anleitung. 5.3 ŽNDERN Vom Hauptmen aus k”nnen Sie durch Bet„tigen der Pfeiltasten jederzeit in der Datei vor- und zurckbl„ttern. Dabei werden die kompletten Datens„tze auf dem Bildschirm angezeigt. Im Menpunkt ŽNDERN k”nnen Sie die aktuell angezeigte Eingabemaske korrigieren. Die Bedienung erfolgt analog zur Neueingabe. Mit den Pfeiltasten gelangen Sie zu dem Datenfeld, das Sie „ndern m”chten. Wenn Sie keine Žnderung vornehmen m”chten, verlassen Sie die Eingabemaske mit ESC, ansonsten mit PAGE DOWN. 5.4 SUCHEN Mit der Suchfunktion k”nnen Sie anhand der Datumangabe die ent- sprechenden Reisen schnell und sicher aus dem Gesamtbestand her- aussuchen. Nach Anwahl dieses Menpunkts geben Sie einfach das gewnschte Datum ein und die erste Eingabemaske mit dem ent- sprechenden Datumsfeld erscheint auf dem Bildschirm (weitere Masken mit den Pfeiltasten durchsehen). Wenn keine Reise zu dem gesuchten Datum vorliegt, erscheint eine entsprechende Fehler- meldung. 5.5 L™SCHEN Nach Anw„hlen dieses Menpunkts wird der Datensatz als gel”scht markiert, bleibt aber vorerst erhalten. Die L”schmarkierung k”nnen Sie durch erneute Anwahl dieses Menpunktes wieder entfernen. Bei der Dateireorganisation (im Menpunkt Optionen) werden dann die als gel”scht markierten Datens„tze entgltig aus der Datei entfernt. 5.6 BERICHT Unter diesem Menpunkt k”nnen Sie einen Reisebericht zu jeder Reise anlegen. Hierbei steht Ihnen ein komfortabler Texteditor zur Verfgung. Einige der Grundfunktionen: F1 - Mit dieser Taste gelangen Sie ins Hilfe-Men, wo alle Befehle ausfhrlich erkl„rt werden (siehe auch Anhang dieser Anleitung) F4 - Reisedaten bernehmen. Sie k”nnen Daten aus den ein- zelnen Datenfeldern in Ihren Reisebericht bernehmen und ersparen sich auf diese Weise eine Menge ber- flssige Tiparbeit. F5 - An der Cursorposition wird das gewnschte Datum einge- setzt. In der oberen Bildschirmecke erscheint ein Ka- lender, den Sie mit den Pfeiltasten bedienen k”nnen. Die Datumswahl erfolgt mit Return. F6 - Ausdrucken des Reiseberichts F7 - Suchen nach Wortfragmenten, bitte Hilfsbildschirm zu dieser Option durchlesen, da verschiedene Suchverfahren m”glich sind. F9 - Einblenden einer ASCII-Tabelle F10 - Sie verlassen die Eingabemaske, Ihr Text wird abgespeichert, Ausstieg ohne Speichern mit ESC. SHIFT + F4: Wenn Sie die Tastenkombination "Shift" + F4 drcken, werden zu Beginn des Reiseberichts mehrere Kopfzeilen eingeblendet, die alle wichtigen Daten des jeweiligen Datensatzes enthalten. 5.7 TABELLE Hier werden alle Datens„tze tabellarisch aufgelistet. Der auf dem Bildschirm dargestellte Tabellenauschnitt beginnt mit dem Datensatz, der vorher in der Eingabemaske sichtbar war. Mit den Tasten HOME, END, PG-UP, PG-DOWN und den Pfeiltasten k”nnen Sie in der Tabelle bl„ttern und die Datens„tze von Anfang bis Ende durchsehen. Auf dem Bildschirm ist immer nur ein Teil der Tabellenfelder sicht- bar. Mit "Pfeil links" und "Pfeil rechts" schalten Sie auf die brigen Tabellenspalten um. In der Tabelle k”nnen auch speziell sortierte oder selektierte Datens„tze gelistet werden. Mehr hierzu lesen Sie im Kapitel "Optionen" weiter unten. 5.8 OPTIONEN Dies ist einer der wichtigsten Menpunkte, der einiger genauerer Erkl„rungen bedarf.Die Anwahl erfolgt auch hier mit den Pfeil- tasten und Return. 5.8.1 REORGANISATION Hin und wieder muá die Indexdatei neu organisiert werden. Dies ist vor allem nach umfangreichen Žnderungen notwendig und sollte in regelm„áigen Zeitabst„nden durchgefhrt werden. Sollte der Computer einmal - z.B. durch Stromausfall - abstrzen, k”nnen Sie diese Reorganisation auch durch Start der Batch-Datei REORG.BAT durchfhren und danach ganz normal starten. ACHTUNG! Bei der Reorganisation werden alle als gel”scht markier- ten Datens„tze entgltig aus der Datei entfernt! 5.8.2 SYSTEM-INFORMATIONEN Unter "Systeminformationen" wird eine Tabelle mit Daten zu Ihrer System-Konfiguration angezeigt. Dies kann bei der Suche nach Fehlerursachen hilfreich sein. 5.8.3 REISEKOSTEN-STATISTIK Unter diesem Menpunkt erhalten Sie eine statistische Auswertung Ihrer Reisedaten in einer bersichtlichen Darstellung. 5.8.4 DATEN L™SCHEN Hier k”nnen Sie Datens„tze l”schen. Den gewnschten Zeitraum der L”schung k”nnen Sie frei w„hlen. 5.8.5 ZUM HAUPTMENš Mit dieser Funktion oder der Taste ESC gelangen Sie zurck zur Hauuptauswahl. 5.8.6 DATEN AUS SHAREWARE-VERSION šBERNEHMEN Hier im Menpunkt "Optionen" k”nnen Sie im Unterpunkt "Import aus Vorversion" auch Daten bernehmen, die Sie schon unter der Shareware-Version angelegt haben. Geben Sie hierfr bitte bei der entsprechenden Abfrage das Unterverzeichnis an, in dem sich die Sharewareversion befindet. 5.9 DRUCKEN Sie k”nnen Ihre Reisekostenabrechnung auf Bildschirm, Drucker oder in eine Datei ausgeben, wobei die Zeitspanne frei w„hlbar ist. Ihnen stehen folgende Druckm”glichkeiten zur Verfgung: a) Reisekostenabrechnung drucken b) Liste mit Datum, Ziel und Anlaá drucken c) Reisebericht drucken Innerhalb dieser Kategorien haben Sie jeweils vier Wahlm”g- lichkeiten, die darber entscheiden, welche Datens„tze aus- gegeben werden: a) Druck des aktuellen Datensatzes (der angezeigt wird) b) Druck aller mit einem Merker versehenen Datens„tze c) Druck aller Datens„tze in einer bestimmten Zeitspanne d) Druck aller Datens„tze Die gewnschten Ausgaben k”nnen entweder auf Drucker, in eine Datei oder auf dem Bildschirm ausgegeben werden. 6. ENDE Mit diesem Menpunkt verlassen Sie das Programm FM-REISEKOSTEN und kehren zur DOS-Ebene zurck. Alle Žnderungen werden ge- speichert. 7. Copyright, geschtzte Warenzeichen WordStar ist eingetragenes Warenzeichen der Wordstar Inc. dBase ist eingetragenes Warenzeichen von Ashton Tate. MS-DOS ist eingetragenes Warenzeichen von Microsoft. DR-DOS ist eingetragenes Warenzeichen von Digital Research. Dieses Programm ist ein Produkt der Firma FM-SOFTWARE, M”nchengladb. Programm (C) 1991-92 by Frank Murovec, FM-Software Anleitung (C) 1991-92 by Andre Franzmann, F&S Softwarevertrieb 8. Anschriften Programmierung: FM-Software, Frank Murovec, Brunnenstr. 86, 4050 M”nchengladbach 1 (KEIN VERSAND) Vertrieb: Andr‚ Franzmann, Forst 6, 5144 Wegberg, Tel.: 02434/3570 und 0221 / 405320, Telefax: 02434 / 20527 Unter den Rufnummern des Vertriebs k”nnen wir keine technischen Ausknfte erteilen! (Hotline: 02161/16502)